Die kurze Antwort: Ein Jahresgespräch mit dem Lieferanten entscheidet sich in der Vorbereitung, nicht im Termin. Wer seine eigenen Zahlen kennt, also Abverkauf je Artikel, Lieferzuverlässigkeit, Reklamationsquote und die Lücken im Regal, führt das Gespräch. Wer ohne Zahlen kommt, hört sich ein Sortiment an. Eine Stunde Vorbereitung reicht, wenn du weißt, welche Unterlagen du brauchst.
Das Wichtigste auf einen Blick
- Wann das Jahresgespräch ansteht und warum die Messewochen der beste Termin sind.
- Fünf Zahlen aus dem eigenen Laden, mit Tabelle und Fundort.
- Die Agenda in sechs Punkten, damit der Termin nicht zur Produktvorstellung wird.
- Zwölf Fragen, die du stellen solltest.
- Sortiment fürs kommende Jahr: was rein muss, was raus kann.
- Fünf Fehler, die ein Jahresgespräch entwerten.
- Das Protokoll danach, das dir nächstes Jahr die halbe Arbeit spart.
Wann das Jahresgespräch mit dem Lieferanten ansteht
Bei den meisten Läden passiert es nebenbei. Man telefoniert im Frühjahr über eine Nachlieferung, im Sommer über eine Reklamation, und im Dezember stellt man fest, dass man das ganze Jahr über dieselben drei Artikel bestellt hat. Ein fester Jahrestermin dreht das um. Einmal im Jahr schaust du mit deinem Lieferanten auf zwölf Monate zurück und legst fest, was in den nächsten zwölf anders läuft.
Der praktischste Zeitpunkt liegt vor dem Jahresendgeschäft. Dann sind die Zahlen aus dem Sommer frisch, die Q4-Order steht noch aus, und du kannst Sortimentsentscheidungen treffen, die im November noch wirken. Ordertage und Fachmessen sind dafür der effizienteste Rahmen, weil Ware, Ansprechpartner und Zeit am selben Ort sind. Die InterTabac in Dortmund läuft vom 15. bis 17. September, uns findest du dort in Halle 5 am Stand 5.B02.
Geht es dagegen um einen Anbieter, mit dem du noch nie gearbeitet hast, ist das kein Jahresgespräch, sondern ein Erstgespräch mit anderen Fragen. Die Liste dafür steht im Guide zum Erstgespräch mit einem neuen Lieferanten.
Die Vorbereitung: fünf Zahlen aus dem eigenen Laden
Das Gespräch wird an dem Tag gut, an dem du fünf Zahlen auf einem Blatt stehen hast. Alle fünf hast du bereits, sie stehen nur an verschiedenen Stellen.
Lieferantenbewertung: was du misst, bevor du verhandelst
| Kennzahl | Woher du sie bekommst | Was sie im Gespräch beweist |
|---|---|---|
| Abverkauf je Artikel, 12 Monate | Kassensystem oder Warenwirtschaft | Welche Artikel tragen und welche nur Platz belegen |
| Anteil am Wareneinsatz | Summe deiner Eingangsrechnungen | Wie wichtig du für den Lieferanten bist |
| Lieferzuverlässigkeit | Bestelldatum gegen Wareneingang, Stichprobe von zehn Bestellungen | Ob die zugesagte Vorlaufzeit stimmt |
| Reklamations- und Fehlmengenquote | Notizen aus der Wareneingangsprüfung | Was dich schlechte Ware an Arbeitszeit kostet |
| Regallücken im Jahr | Fotos oder Notizen, wann was leer war | Wo Umsatz liegen geblieben ist |
Die ersten beiden Zahlen ziehst du aus dem Kassensystem, die dritte und vierte aus deinen eigenen Aufzeichnungen. Wenn du keine hast, ist das der eigentliche Befund des Jahres. Eine einfache Prüfroutine, die genau diese Notizen nebenbei erzeugt, steht in Wareneingang: die Prüfroutine gegen Fehlmengen.
Jahresgespräch mit dem Lieferanten: die Agenda in sechs Punkten
Ohne Agenda wird aus dem Termin eine Produktvorstellung. Schick die Punkte vorher per Mail, zwei Sätze reichen. Dann kommt dein Ansprechpartner ebenfalls vorbereitet.
- Rückblick auf zwölf Monate. Was lief, was lag, was war ärgerlich. Mit deinen Zahlen, nicht aus dem Bauch.
- Sortiment. Welche Artikel bleiben, welche fliegen raus, welche kommen dazu.
- Verfügbarkeit und Vorlauf. Welche Artikel sind Lagerware, welche werden gefertigt, wie lang ist die Vorlaufzeit realistisch.
- Neuheiten. Was kommt im nächsten Jahr, was davon passt in deinen Laden, was bekommst du als Muster.
- Zusammenarbeit. Ansprechpartner, Erreichbarkeit, Bestellweg, Umgang mit Reklamationen.
- Nächste Schritte. Wer macht was bis wann. Ohne diesen Punkt verpufft der Rest.
Was ins Gespräch gehört und was nicht
Ins Gespräch gehört alles, was du belegen kannst. Ein Artikel, der bei dir dreimal im Jahr über die Theke geht, ist ein Fall für die Auslistung, und das sagst du auch so. Nicht ins Gespräch gehören Vergleiche, die du nur vom Hörensagen hast. Wer mit einem angeblichen Angebot eines Mitbewerbers argumentiert, das er nicht schriftlich hat, verliert genau einmal Glaubwürdigkeit. Wie du zwei Anbieter sauber gegeneinander stellst, steht im Leitfaden Lieferanten im Zubehörhandel vergleichen.
Zwölf Fragen für das Lieferantengespräch
Such dir die sechs aus, die für deinen Laden zählen. Alle zwölf schaffst du in einem Termin ohnehin nicht.
- Welche meiner Artikel laufen bei vergleichbaren Läden besser als bei mir?
- Was davon liegt am Standort, was an der Platzierung?
- Welche Artikel werden nächstes Jahr eingestellt?
- Welche Neuheiten kommen, und wann genau?
- Was ist Lagerware, was wird auf Bestellung gefertigt?
- Wie lang ist die Vorlaufzeit im Herbst wirklich, nicht im Normalbetrieb?
- Ab wann sollte meine Q4-Order spätestens raus sein?
- Bekomme ich Muster für Artikel, die ich noch nicht führe?
- Wer ist mein fester Ansprechpartner, und wer vertritt ihn im Urlaub?
- Wie läuft eine Reklamation ab, und wie lange dauert die Gutschrift?
- Gibt es Verkaufsmaterial für die Fläche, also Displays, Aufsteller, Bilder für den Onlineshop?
- Was braucht ihr von mir, damit die Zusammenarbeit einfacher wird?
Die letzte Frage stellt fast niemand, und sie bringt oft am meisten. Häufig kommt dabei heraus, dass gebündelte Bestellungen beiden Seiten helfen. Bei uns liefern wir innerhalb Deutschlands ab 200 € versandkostenfrei und innerhalb der EU ab 500 €, eine Mindestabnahme gibt es nicht. Wer wöchentlich Kleinstmengen ordert, zahlt Versand, den er sich sparen könnte.
Sortiment fürs kommende Jahr planen
Das Jahresgespräch ist der richtige Moment für Sortimentsentscheidungen, weil du Zahlen und Ansprechpartner gleichzeitig hast. Drei Bewegungen gehören auf den Zettel: Was bleibt unverändert, was wird ausgelistet, was kommt neu dazu. Bei Aktivkohlefiltern heißt das in der Praxis, dass 6 mm als Standardgröße gesetzt bleibt und du eher über die Editionen und die Gebindegrößen sprichst als über den Durchmesser. Das ganze Sortiment nebeneinander findest du in der Übersicht der Aktivkohlefilter für Händler.
Neue Artikel gehören erst ins Regal, wenn du sie in der Hand hattest. Frag im Termin nach Mustern statt gleich zu ordern. Und plan die Auslistung mit ein, denn jeder neue Artikel braucht einen Platz, den heute noch etwas anderes belegt.
Fünf Fehler, die ein Jahresgespräch entwerten
- Ohne Zahlen hingehen. Dann redet nur einer, und es ist nicht der Einkäufer.
- Nur über den Einkaufspreis sprechen. Ein paar Cent Unterschied sind egal, wenn die Nachlieferung drei Wochen braucht und das Regal so lange leer bleibt.
- Alles besprechen und nichts festhalten. Was nicht in der Mail danach steht, hat niemand zugesagt.
- Zu viel auf einmal wollen. Sechs Themen sind ein Termin, zwölf sind eine Wunschliste.
- Den Termin ganz ausfallen lassen. Ein Jahr ohne Gespräch heißt nicht, dass alles gut lief. Es heißt nur, dass niemand hingeschaut hat.
Der zweite Punkt ist der teuerste. Wie sich Vorlaufzeiten und Alternativen planen lassen, bevor eine Lücke entsteht, steht in Lieferengpässe managen.
Nach dem Gespräch: das Protokoll, das Arbeit spart
Schreib noch am selben Tag zehn Zeilen. Datum, Ansprechpartner, was besprochen wurde, was zugesagt wurde, was du bis wann tust. Schick die Notiz an deinen Ansprechpartner mit der Bitte um kurze Bestätigung. Das ist keine Förmlichkeit, sondern deine Grundlage für das Gespräch im nächsten Jahr, und es klärt Missverständnisse, bevor sie zu Reklamationen werden.
Leg die Notiz dorthin, wo du sie wiederfindest, also zur Lieferantenakte und nicht in den Mailordner. Wenn du das drei Jahre durchhältst, siehst du Entwicklungen, die dir im Alltag entgehen. Zum Beispiel dass ein Lieferant jedes Jahr dasselbe zusagt und es jedes Jahr im Oktober eng wird. Du hast noch kein Händlerkonto bei uns und willst das nächste Jahresgespräch mit einer echten Alternative führen? Hier wirst du Händler, die Freischaltung läuft in der Regel am selben Werktag.
Häufige Fragen
Wie oft sollte ich ein Jahresgespräch mit dem Lieferanten führen?
Einmal im Jahr als fester Termin, plus ein kurzes Zwischengespräch, wenn sich etwas Größeres ändert. Mehr braucht es bei einem Zubehörlieferanten selten. Wichtiger als die Frequenz ist, dass der Termin überhaupt im Kalender steht und nicht davon abhängt, ob gerade etwas schiefgeht. Wer nur bei Problemen anruft, führt kein Jahresgespräch, sondern eine Reklamation.
Wie lange dauert so ein Termin?
Auf einer Messe reichen 30 bis 45 Minuten, wenn beide Seiten vorbereitet sind. Im Laden oder per Videocall darf es eine Stunde sein. Länger wird es nur, wenn keine Agenda existiert. Plan lieber einen zweiten kurzen Termin für Neuheiten ein, statt alles in einen Vormittag zu pressen, denn nach einer Stunde entscheidet niemand mehr sauber.
Was mache ich, wenn mein Lieferant kein Jahresgespräch anbietet?
Dann lädst du ein. Eine Mail mit drei Zeilen und deinen sechs Agendapunkten reicht. Reagiert niemand darauf, ist das bereits eine Antwort auf die Frage, wie wichtig dein Laden dort ist. Bei kleineren Herstellern führt der Weg oft direkt über die Geschäftsführung, bei größeren über den Außendienst oder den Innendienst-Ansprechpartner.
Sollte ich im Jahresgespräch über Konditionen sprechen?
Ja, aber nicht als erstes Thema. Sortiment, Verfügbarkeit und Zusammenarbeit entscheiden über deinen Ertrag meist stärker als der Einkaufspreis. Wenn du über Konditionen sprichst, dann mit Zahlen: Abnahmemenge der letzten zwölf Monate, geplante Entwicklung, Zahlungsverhalten. Bei uns siehst du deine Händlerpreise nach dem B2B-Login, Bestandskunden bestellen auf Rechnung mit 30 Tagen Zahlungsziel.
Lohnt sich das auch für einen kleinen Laden?
Gerade dann. Kleine Läden haben weniger Fläche und damit weniger Spielraum für Fehlgriffe. Ein einziger ausgelisteter Ladenhüter und ein Artikel, der stattdessen läuft, verändern bei drei Regalmetern mehr als bei dreißig. Für den Lieferanten ist ein Laden mit klarem Bedarf außerdem einfacher zu bedienen als einer, der jedes Mal etwas anderes bestellt.
Was nehme ich zum Termin mit?
Die fünf Zahlen aus der Tabelle oben auf einem Blatt, deine Bedarfsliste für die nächsten sechs Monate, Fotos von deiner Fläche und eine Liste der Artikel, die du auslisten willst. Wenn es auf eine Messe geht, kommen Visitenkarten, ein Notizblock und genug Platz in der Tasche für Muster dazu.