Die kurze Antwort: Vorbestellungen im Laden laufen zuverlässig, wenn du sie wie einen kleinen Auftrag behandelst. Jede Vorbestellung bekommt einen Schein mit Nummer, Artikel, Kontaktweg, Abholfrist und gegebenenfalls Anzahlung. Alle Bestellungen stehen auf einer Liste, die Ware landet in einem festen Fach, und der Kunde hört von dir, sobald sie da ist oder sich verzögert. So wird aus einem Kundenwunsch ein sicherer Verkauf statt einer vergessenen Notiz.
Das Wichtigste auf einen Blick
Warum sich Vorbestellungen im Laden lohnen
Jeder Händler kennt die Situation: Ein Kunde fragt nach einem Artikel, der gerade nicht im Regal liegt. Ohne Vorbestellung geht er wieder und kauft woanders, im Zweifel online. Mit Vorbestellung bleibt der Verkauf bei dir, und der Kunde kommt ein zweites Mal in den Laden. Bei diesem zweiten Besuch kauft er oft noch etwas dazu.
Vorbestellungen sind außerdem eine ehrliche Marktforschung. Fragen mehrere Kunden nach derselben Farbe oder demselben Format, ist das ein klares Signal für dein Sortiment. Wie du solche Wünsche sammelst und auswertest, beschreibt der Ratgeber Kundenwünsche ins Sortiment holen. Und nicht zuletzt binden Vorbestellungen: Wer einmal erlebt hat, dass sein Wunsch zuverlässig erfüllt wurde, kommt wieder. Mehr dazu im Ratgeber Kundenbindung im Headshop.
Der Haken: Vorbestellungen kosten Aufmerksamkeit. Ein Zettel an der Kasse, eine Nachricht im privaten Handy, eine mündliche Zusage an der Theke, und schon geht etwas verloren. Der Kunde kommt, die Ware ist nicht bestellt oder liegt irgendwo im Lager. Genau dieses Erlebnis kostet mehr Vertrauen als ein ehrliches „haben wir nicht“.
Vier Arten von Vorbestellungen
Nicht jede Vorbestellung ist gleich. Die Art entscheidet, ob du eine Anzahlung brauchst und wie viel Risiko du eingehst.
| Art der Vorbestellung | Typischer Fall | Anzahlung | Risiko für dich |
|---|---|---|---|
| Nachbestellung aus dem Sortiment | Artikel ist gerade ausverkauft, kommt mit der nächsten Lieferung | meist nicht nötig | gering, die Ware verkauft sich auch ohne diesen Kunden |
| Sonderbestellung | Kunde will eine Farbe, Größe oder Marke, die du nicht führst | ja, fester Teil des Preises | hoch, ohne Abholung bleibt die Ware liegen |
| Mengenbestellung | Verein, Firma oder Stammkunde will eine größere Menge auf einmal | ja, bei Ware außerhalb des Normalbestands | mittel, Ware bindet Geld und Lagerplatz |
| Neuheit oder Limited Edition | Kunde will einen Artikel sichern, der noch nicht im Laden ist | je nach Nachfrage und Menge | gering bis mittel, solange die Liefermenge feststeht |
Nachbestellung aus dem Sortiment
Der häufigste Fall und der einfachste. Der Artikel gehört zu deinem Sortiment, ist gerade ausverkauft und kommt mit der nächsten Lieferung. Holt der Kunde nicht ab, verkaufst du die Ware an jemand anderen. Hier reicht ein Schein ohne Anzahlung. Wichtiger ist, dass du die Lücke im Regal überhaupt bemerkst, bevor der nächste Kunde danach fragt. Hilfe dabei gibt der Ratgeber Bestandsplanung im Raucherzubehör.
Sonderbestellung außerhalb des Sortiments
Hier liegt das eigentliche Risiko. Der Kunde will etwas, das du sonst nicht führst. Kommt er nicht, bleibt der Artikel liegen und bindet Geld. Für Sonderbestellungen gilt deshalb: nur verbindlich, nur mit Anzahlung, nur mit klarer Abholfrist. Viele Händler bestellen Sonderwünsche außerdem gesammelt mit der nächsten regulären Lieferung, damit keine Extra-Versandkosten anfallen.
Vorbestellungen annehmen: der Vorbestellschein
Das wichtigste Werkzeug ist unspektakulär: ein Vorbestellschein in zweifacher Ausführung. Ein Teil geht an den Kunden, einer bleibt bei dir. Ob du dafür einen Durchschreibeblock nutzt oder die Funktion deines Kassensystems, ist zweitrangig. Entscheidend ist, dass jede Vorbestellung dieselben Angaben hat.
| Feld auf dem Vorbestellschein | Warum es wichtig ist |
|---|---|
| Vorbestellnummer | verbindet Schein, Liste und Fach im Lager |
| Artikel mit Variante und Menge | verhindert Verwechslungen bei Farbe, Größe oder Gebinde |
| Name und Kontaktweg | Telefon oder Messenger, so wie der Kunde benachrichtigt werden will |
| Verbindlich oder Reservierung | klärt, ob ein Kaufvertrag besteht |
| Preis und Anzahlung | Betrag und Zahlart der Anzahlung werden auf dem Beleg vermerkt |
| Voraussichtlicher Liefertermin | als Zeitraum formuliert, nie als festes Datum versprochen |
| Abholfrist | was nach Ablauf mit Ware und Anzahlung passiert |
| Kürzel der Mitarbeiterin oder des Mitarbeiters | bei Rückfragen weißt du, wer die Bestellung angenommen hat |
Gerade beim Liefertermin lohnt sich Zurückhaltung. Sag lieber „voraussichtlich in der übernächsten Woche“ als „am Donnerstag“. Ein Termin, der eingehalten wird, macht zufriedener als ein früherer, der platzt. Nimmst du Vorbestellungen auch am Telefon oder per Messenger an, gelten dieselben Felder. Wie das sauber läuft, zeigen die Ratgeber Telefonische Bestellannahme im Laden und Bestellungen per Messenger annehmen.
Kontaktdaten richtig speichern
Für eine Vorbestellung brauchst du Name und Kontaktweg, mehr nicht. Speicher die Daten nur so lange, wie die Vorbestellung läuft, und lösch sie danach, wenn der Kunde nicht ausdrücklich mehr möchte, etwa einen Newsletter. Was du beim Umgang mit Kundendaten beachten solltest, steht im Ratgeber Kundendaten und Datenschutz im Laden.
Anzahlung und Abholfrist bei Vorbestellungen
Die meisten Konflikte bei Vorbestellungen entstehen nicht beim Bestellen, sondern am Ende: Der Kunde holt nicht ab, will den Artikel doch nicht oder hat ihn inzwischen woanders gekauft. Zwei Regeln verhindern fast alle diese Fälle.
Eine feste Regel für die Anzahlung
Entscheide einmal, wann du eine Anzahlung verlangst, und halte dich daran. Eine bewährte Regel lautet: Sonderbestellungen immer mit Anzahlung, Nachbestellungen aus dem Sortiment ohne. Bei großen Mengen gilt eine Wertgrenze, die du selbst festlegst. Die Anzahlung kommt auf den Schein und auf den Kassenbeleg. Wie du Teilzahlungen sauber in der Kasse verbuchst, klärst du am besten einmal mit deinem Steuerberater oder dem Anbieter deines Kassensystems.
Eine klare Abholfrist
Schreib auf den Schein, wie lange die Ware nach deiner Benachrichtigung für den Kunden zurückliegt, zum Beispiel zwei Wochen. Erinnere kurz vor Ablauf noch einmal. Danach geht die Ware zurück in den Verkauf. Was mit einer Anzahlung passiert, wenn der Kunde nicht abholt, regelt eure Vereinbarung. Ist sie schriftlich festgehalten, gibt es selten Streit. Dieser Ratgeber ersetzt keine Rechtsberatung, im Zweifel hilft deine Kammer.
Vorbestellungen abwickeln: vom Lieferanten bis zur Abholung
Ist die Vorbestellung angenommen, beginnt der Teil, an dem es in vielen Läden hakt. Ein fester Ablauf in fünf Schritten nimmt den Druck raus.
- Am selben Tag bestellen: Vorbestellungen kommen auf die nächste Lieferantenbestellung, idealerweise noch am selben Tag. Wie du im B2B-Shop schnell nachbestellst, zeigt der Ratgeber Nachbestellen im B2B-Shop.
- Liste aktualisieren: Status von „angenommen“ auf „bestellt“, mit Bestelldatum und erwartetem Liefertermin.
- Beim Wareneingang zuordnen: Vorbestellte Ware wird beim Auspacken sofort aussortiert, mit dem Schein versehen und ins Vorbestellfach gelegt. So landet sie nicht aus Versehen im Regal.
- Kunden benachrichtigen: Kurze Nachricht auf dem vereinbarten Weg, mit Abholfrist. Verzögert sich die Lieferung, meldest du dich ebenfalls, bevor der Kunde fragt.
- Abschließen: Bei Abholung Restbetrag kassieren, Status auf „abgeholt“ setzen, Kontaktdaten löschen, sofern nichts anderes vereinbart ist.
Vorbestellungen im Weihnachtsgeschäft
Im vierten Quartal steigt die Zahl der Vorbestellungen deutlich, weil Kunden Geschenke sichern wollen. Gleichzeitig werden die Lieferzeiten länger. Plan deshalb einen Stichtag ein, bis zu dem du Vorbestellungen für Weihnachten annimmst, und kommuniziere ihn sichtbar an der Kasse. Danach nimmst du nur noch an, was du sicher rechtzeitig bekommst. Hintergrund zur Planung gibt der Ratgeber Q4-Bevorratung im Headshop.
Typische Fehler bei Vorbestellungen und wie du sie vermeidest
- Zettelwirtschaft: Vorbestellungen auf losen Notizen, im privaten Handy oder nur im Kopf. Abhilfe: eine einzige Liste für alle.
- Feste Termine versprechen: Der Lieferant verschiebt, der Kunde steht umsonst im Laden. Abhilfe: Zeiträume nennen und bei Verzug aktiv melden.
- Ware verschwindet im Regal: Vorbestellte Ware wird beim Auspacken normal einsortiert und verkauft. Abhilfe: eigenes Fach, Schein an der Ware.
- Keine Abholfrist: Ware liegt monatelang im Lager. Abhilfe: Frist auf den Schein, Erinnerung, danach zurück in den Verkauf.
- Sonderbestellung ohne Anzahlung: Kunde springt ab, der Artikel passt nicht ins Sortiment. Abhilfe: feste Anzahlungsregel für alles außerhalb des Sortiments.
Ein Blick auf deine Vorbestellliste lohnt sich auch einmal im Monat: Welche Artikel wurden mehrfach vorbestellt? Die gehören vielleicht fest ins Regal. Welche Sonderbestellungen wurden nie abgeholt? Für diese Artikel gilt künftig eine strengere Regel.
Vorbestellungen bei Aktivkohlefiltern und Zubehör
Bei Aktivkohlefiltern sind Vorbestellungen meist Nachbestellungen aus dem Sortiment: Ein Kunde will seine gewohnte Edition oder ein größeres Gebinde, das gerade nicht im Regal steht. Damit du schnell liefern kannst, hilft ein klarer Überblick über Gebinde und Editionen. Unsere Filter haben 6 mm Durchmesser, Kokosnuss-Aktivkohle, Cellulose-Caps und vegane Materialien und werden in Heilbronn hergestellt. Seit August sind die Caps halb so lang, dadurch zieht der Filter leichter. Die Editionen tragen klare Farbnamen wie VIOLET, ROSÉ oder ORGANIC, die du direkt auf den Vorbestellschein schreiben kannst. Das ganze Sortiment findest du in der Übersicht der Aktivkohlefilter für Händler.
Als registrierter Händler siehst du nach dem Login deine Händlerpreise. Eine Mindestabnahme gibt es nicht, du kannst also auch für eine einzelne Vorbestellung nachordern. Versandkostenfrei liefern wir in Deutschland ab 200 € und in der EU ab 500 € Warenwert, Bestandskunden zahlen auf Wunsch per Rechnung mit 14 Tagen Zahlungsziel. Noch kein Zugang? Über Händler werden registrierst du dich, die Freischaltung erfolgt in der Regel am selben Werktag. 💜
Häufige Fragen
Ist eine Vorbestellung im Laden verbindlich?
Das hängt davon ab, was ihr vereinbart. Sagt der Kunde fest zu und du nimmst die Bestellung an, ist das in der Regel ein Kaufvertrag, auch wenn die Ware erst später kommt. Eine bloße Reservierung ohne Zusage ist dagegen unverbindlich. Damit es keinen Streit gibt, schreibst du auf den Vorbestellschein, ob die Bestellung fest ist, und lässt sie vom Kunden bestätigen. Dieser Ratgeber ersetzt keine Rechtsberatung.
Soll ich bei Vorbestellungen eine Anzahlung verlangen?
Bei Standardware, die du ohnehin führst, brauchst du meist keine. Bei Sonderbestellungen, die nur dieser eine Kunde will, ist eine Anzahlung sinnvoll, denn sonst bleibt die Ware im Zweifel bei dir liegen. Bewährt hat sich eine feste Regel: ab einem bestimmten Warenwert oder bei Artikeln außerhalb deines Sortiments immer eine Anzahlung, die du auf dem Beleg vermerkst. So musst du nicht jedes Mal neu verhandeln.
Was mache ich, wenn ein Kunde die Vorbestellung nicht abholt?
Leg schon bei der Annahme eine Abholfrist fest, zum Beispiel zwei Wochen nach deiner Nachricht, und schreib sie auf den Schein. Erinnere den Kunden kurz vor Ablauf noch einmal. Holt er trotzdem nicht ab, geht die Ware zurück in den Verkauf. Ob du eine Anzahlung behalten darfst, hängt von eurer Vereinbarung ab. Je klarer sie schriftlich festgehalten ist, desto einfacher ist die Lage.
Gilt bei Vorbestellungen per Telefon oder Messenger ein Widerrufsrecht?
Kommt der Kaufvertrag ausschließlich über Telefon, E-Mail oder Messenger zustande, können die Regeln für Fernabsatzverträge greifen, und dazu gehört in vielen Fällen ein Widerrufsrecht für Verbraucher. Wird der Vertrag erst im Laden geschlossen, wenn der Kunde die Ware sieht und bezahlt, ist das anders. Weil die Abgrenzung im Einzelfall knifflig ist, lass dich bei Unsicherheit von deiner Kammer oder einem Anwalt beraten.
Wie behalte ich bei vielen Vorbestellungen den Überblick?
Mit einer einzigen Liste, auf die alle im Team zugreifen. Jede Vorbestellung bekommt eine Nummer, den Artikel, den Kunden, das Bestelldatum beim Lieferanten, den Status und die Abholfrist. Ein Fach im Lager mit denselben Nummern sorgt dafür, dass die Ware beim Wareneingang sofort richtig landet. Einmal pro Woche gehst du die offenen Positionen durch und meldest dich bei Kunden, deren Ware sich verzögert.