Die kurze Antwort: Ein festes Einkaufsbudget pro Monat verhindert, dass zu viel Geld im Regal liegt. Die Open-to-Buy-Methode rechnet es aus: geplanter Umsatz plus gewünschter Bestand am Monatsende plus erwartete Abschriften, minus dem Bestand am Monatsanfang und minus der Ware, die schon bestellt ist. Was übrig bleibt, darfst du in diesem Monat neu einkaufen, nicht mehr und nicht weniger.
Das Wichtigste auf einen Blick
Warum ein Einkaufsbudget pro Monat Geld spart
In vielen kleinen Läden entsteht der Einkauf aus dem Moment heraus. Ein Vertreter ist da, eine Neuheit sieht gut aus, im Regal ist eine Lücke. Jede einzelne Bestellung ist vernünftig, in der Summe wächst der Bestand aber Monat für Monat. Das merkst du nicht am Regal, sondern am Konto: Das Geld steckt in Ware, die langsamer dreht als gedacht, und für die echten Schnelldreher fehlt es dann, wenn sie nachbestellt werden müssten.
Ein festes Monatsbudget dreht die Reihenfolge um. Zuerst steht fest, wie viel du ausgeben darfst, dann entscheidest du, wofür. Du bindest nur so viel Geld, wie dein Umsatz trägt. Du siehst früh, wenn eine Warengruppe zu viel Bestand aufbaut. Und du hast eine klare Antwort, wenn ein Angebot zwar gut klingt, aber nicht mehr in den Monat passt. Wie lange dein Geld im Schnitt im Regal steckt, zeigt dir der Ratgeber Lagerumschlag verstehen; das Budget ist das Werkzeug, mit dem du diese Zahl aktiv steuerst.
So funktioniert die Open-to-Buy-Methode
Open-to-Buy, oft kurz OTB genannt, kommt aus dem Modehandel, wo Saisonware sonst schnell zum Problem wird. Der Gedanke passt aber auf jeden Laden mit Nachschubware: Du planst nicht, was du kaufen willst, sondern welcher Bestand am Ende des Monats im Laden stehen soll. Der Einkauf ist dann nur noch die Differenz.
Die Formel in einem Satz
Open-to-Buy = geplanter Umsatz + gewünschter Bestand am Monatsende + erwartete Abschriften − Bestand am Monatsanfang − bereits bestellte Ware. Alle Werte rechnest du auf derselben Basis, für kleine Läden am einfachsten zu Einkaufspreisen. Dann zeigt das Ergebnis direkt, wie viel Geld der Einkauf in diesem Monat binden darf.
Woher du die Zahlen bekommst
Den geplanten Umsatz nimmst du aus dem Vorjahresmonat und passt ihn an den Trend der letzten Monate an. Die Werte liefert dein Kassensystem, wie du sie herausziehst, erklärt der Ratgeber Kassensystem-Auswertungen nutzen. Den Bestand am Monatsanfang holst du aus der letzten Inventur und schreibst ihn mit Wareneingängen und Abverkäufen fort. Den gewünschten Bestand am Monatsende legst du über die Reichweite fest: Wie viele Wochen Verkauf soll das Regal ohne Nachschub tragen können?
Die richtige Reichweite für Zubehör
Für Ware, die du schnell nachbekommst, reicht eine kurze Reichweite. Wer ohne Mindestabnahme und mit kurzer Lieferzeit nachbestellen kann, muss keine drei Monate Vorrat halten. Für Artikel mit langen Lieferzeiten oder für die Wochen vor Feiertagen planst du mehr Puffer ein. Ein Startwert von vier bis sechs Wochen Reichweite für Schnelldreher ist für viele Läden realistisch, den Rest regelst du über die Erfahrung der ersten Monate. Mehr zur Mengenplanung je Artikel steht in Bestandsplanung: Nachbestellen ohne tote Ware.
Beispielrechnung für einen normalen Monat und den Dezember
Damit die Rechnung für jede Ladengröße passt, arbeitet das Beispiel mit Planwerten: Der geplante Umsatz eines normalen Monats ist 100. Du setzt später deine eigenen Beträge ein, die Logik bleibt gleich.
| Baustein | Normaler Monat | Dezember | Woher die Zahl kommt |
|---|---|---|---|
| + Geplanter Umsatz | 100 | 140 | Vorjahresmonat aus dem Kassensystem, angepasst an den Trend |
| + Gewünschter Bestand am Monatsende | 150 | 120 | Reichweite, die du halten willst, vor ruhigen Monaten bewusst niedriger |
| + Erwartete Abschriften | 2 | 3 | Bruch, Schwund, beschädigte Verpackungen |
| − Bestand am Monatsanfang | 170 | 180 | Letzte Inventur oder Zählung, fortgeschrieben |
| − Bereits bestellte Ware | 30 | 20 | Offene Bestellungen, die in diesem Monat ankommen |
| = Open-to-Buy | 52 | 63 | Was du in diesem Monat noch neu einkaufen darfst |
Im normalen Monat bleiben 52 für neue Ware, obwohl der Umsatz bei 100 liegt. Der Grund: Am Monatsanfang liegt schon mehr im Laden als nötig, und 30 sind bereits bestellt. Wer hier nach Gefühl für 100 einkauft, baut ohne es zu merken fast die Hälfte eines Monatsumsatzes an zusätzlichem Bestand auf.
Im Dezember ist der Umsatz höher, trotzdem steigt das Einkaufsbudget nur moderat. Das liegt am gewünschten Endbestand: Nach den Feiertagen folgen meist ruhigere Wochen, also soll Ende Dezember bewusst weniger im Laden stehen. Genau hier hilft die Methode, die typische Falle zu vermeiden, im Januar mit vollen Regalen und leerem Konto dazustehen. Wie du das Jahresendgeschäft vorbereitest, steht in Q4-Bevorratung im Headshop.
Das Einkaufsbudget auf Warengruppen verteilen
Eine einzige Zahl für den ganzen Laden ist ein guter Anfang. Wirklich steuern kannst du aber erst, wenn du das Monatsbudget auf wenige Warengruppen verteilst. Vier Töpfe reichen für die meisten kleinen Läden.
| Warengruppe | Anteil am Budget (Beispiel) | Typische Artikel | Regel |
|---|---|---|---|
| Schnelldreher | rund die Hälfte | Aktivkohlefilter, Papers, Tips | Zuerst bedienen, nie ausverkauft sein lassen |
| Festes Zubehör | rund ein Viertel | Grinder, Trays, Aufbewahrung | Nachbestellen nach Abverkauf, nicht nach Gefühl |
| Saison und Geschenk | rund ein Siebtel | Sets, Editionen, Geschenkartikel | Mit festem Enddatum einkaufen, Rest rechtzeitig abverkaufen |
| Neuheiten-Reserve | rund ein Zehntel | Testartikel, neue Formate | Nur aus diesem Topf, Ergebnis nach vier bis acht Wochen prüfen |
Die Anteile sind ein Beispiel, keine Vorgabe. Entscheidend ist die Reihenfolge: Erst sind die Schnelldreher dran, denn ein leeres Fach bei Filtern oder Papers kostet dich jeden Tag Umsatz und Stammkunden. Dann folgt das feste Zubehör, danach Saisonware, und Neuheiten kommen nur aus ihrem eigenen Topf. So verhinderst du, dass eine spannende Neuheit das Geld für die Grundversorgung auffrisst.
Schnelldreher zuerst: Aktivkohlefilter und Papers
Filter und Papers sind in vielen Läden die Artikel mit der höchsten Drehung. Für sie lohnt sich ein kleiner, regelmäßiger Einkauf statt seltener Großbestellungen. Im B2B-Shop von Medusafilters gibt es keine Mindestabnahme, du kannst also genau die Menge nachbestellen, die dein Monatsbudget hergibt. Innerhalb Deutschlands ist der Versand ab 200 € Warenwert kostenfrei, in die EU ab 500 €. Viele Händler legen ihren Bestellrhythmus so, dass die reguläre Nachbestellung diese Grenze erreicht. Die Aktivkohlefilter im B2B-Sortiment gibt es in mehreren Gebindegrößen, welche zu deinem Laden passt, zeigt der Ratgeber Gebindegrößen für Händler.
Neuheiten aus einem eigenen Topf
Ein fester Neuheiten-Anteil gibt dir Spielraum für Tests, ohne dass das Budget kippt. Ist der Topf leer, wartet die nächste Neuheit auf den kommenden Monat. Wie du einen Test sauber aufsetzt und auswertest, beschreibt Neuheiten ins Regal bringen.
Open-to-Buy im Ladenalltag: der Monatsrhythmus
Die Methode wirkt nur, wenn sie zur Routine wird. Ein einfacher Rhythmus mit drei Terminen reicht.
Zum Monatsanfang: Budget festlegen
Vor der ersten Bestellung des Monats trägst du die fünf Bausteine in deine Tabelle ein und rechnest den freien Betrag aus, gesamt und je Warengruppe. Bestellungen, die du im Monat auslöst, ziehst du direkt vom Topf ab. So siehst du jederzeit, wie viel noch frei ist.
Zur Monatsmitte: kurz nachsteuern
Liegt der tatsächliche Umsatz deutlich über dem Plan, gibst du einen Teil des Budgets zusätzlich frei, vor allem für Schnelldreher. Liegt er darunter, stoppst du Bestellungen für Saisonware und Neuheiten und gibst den Artikeln mit zu viel Bestand mehr Fläche. Ideen dafür, ohne die Preise anzufassen, findest du in Aktionen im Laden ohne Preisnachlass.
Zum Monatsende: Plan und Wirklichkeit vergleichen
Am Monatsende vergleichst du den geplanten mit dem tatsächlichen Endbestand. Die Abweichung ist der wichtigste Lernwert für den nächsten Monat. Den Blick aufs Konto ergänzt der Ratgeber Liquidität und Einkauf planen: Das Budget sagt, wie viel Ware du kaufen darfst, die Liquiditätsplanung, wann das Geld dafür auf dem Konto sein muss. Als Bestandskunde kannst du im B2B-Shop auf Rechnung mit 14 Tagen Zahlungsziel bestellen, plane die Fälligkeit dann in die Woche ein, in der sie anfällt.
Typische Fehler beim Einkaufsbudget
Die meisten Probleme entstehen nicht in der Formel, sondern in der Handhabung. Diese fünf Fehler kommen am häufigsten vor:
- Offene Bestellungen vergessen. Ware, die bestellt, aber noch nicht da ist, gehört in die Rechnung. Sonst kaufst du dieselbe Menge doppelt.
- Unterschiedliche Basen mischen. Umsatz zu Verkaufspreisen, Bestand zu Einkaufspreisen: Dann ist jedes Ergebnis falsch. Alles auf eine Basis bringen.
- Altbestand schönrechnen. Ware, die seit Monaten nicht dreht, zählt zum Bestand, auch wenn sie im Lager hinten steht. Was nicht mehr verkäuflich ist, gehört in die Abschriften, siehe Sortimentsbereinigung zum Jahreswechsel.
- Das Budget als Pflicht verstehen. Der freie Betrag ist eine Obergrenze, kein Auftrag. Bleibt etwas übrig, ist das gut für das Konto.
- Einmal rechnen, dann nie wieder. Ein Budget, das nicht monatlich neu festgelegt wird, ist nach wenigen Wochen nur noch eine alte Zahl.
Noch kein Händlerkonto bei Medusafilters? Die Freischaltung beantragst du über Händler werden, in der Regel bist du noch am selben Werktag freigeschaltet. Die Händlerpreise siehst du nach dem B2B-Login und kannst sie direkt in deine Budgettabelle übernehmen.
Häufige Fragen
Was bedeutet Open-to-Buy im Einzelhandel?
Open-to-Buy heißt wörtlich „offen zum Einkaufen“ und bezeichnet den Betrag, den du in einem Monat noch für neue Ware ausgeben darfst, ohne dass dein Bestand über das geplante Maß wächst. Er ergibt sich aus geplantem Umsatz, gewünschtem Bestand am Monatsende, erwarteten Abschriften, dem aktuellen Bestand und den Bestellungen, die schon unterwegs sind. Die Methode stammt aus dem großen Handel, funktioniert aber genauso in einem kleinen Laden.
Rechne ich das Einkaufsbudget zu Einkaufs- oder zu Verkaufspreisen?
Rechne alles in derselben Größe, sonst stimmt die Formel nicht. Für kleine Läden sind Einkaufspreise meist praktischer, weil du damit direkt siehst, wie viel Geld der Einkauf binden darf. Deinen geplanten Umsatz rechnest du dafür mit deiner durchschnittlichen Spanne auf Einkaufspreise zurück. Wichtig ist nur, dass Umsatz, Bestand und offene Bestellungen alle auf derselben Basis stehen.
Was mache ich, wenn das Open-to-Buy negativ ist?
Dann liegt schon mehr Ware im Laden oder ist bestellt, als du für den geplanten Monat brauchst. In diesem Monat bestellst du nur noch echte Schnelldreher nach, die sonst ausverkauft wären. Gleichzeitig prüfst du, welche Artikel den Bestand aufblähen, und gibst ihnen mehr Sichtbarkeit, eine Zweitplatzierung oder eine Aktion ohne Preisnachlass. Ein negativer Wert ist kein Drama, sondern ein frühes Warnsignal.
Wie oft sollte ich das Einkaufsbudget anpassen?
Lege den Plan einmal im Monat fest, am besten vor der ersten Bestellung des Monats. Zur Monatsmitte vergleichst du kurz den tatsächlichen Umsatz mit dem Plan. Läuft es deutlich besser, gibst du Budget frei, läuft es schwächer, hältst du zurück. Größere Umbauten am Plan lohnen sich nur, wenn sich etwas Grundsätzliches ändert, etwa eine neue Warengruppe oder ein geänderter Öffnungsrhythmus.
Brauche ich für die Open-to-Buy-Methode eine Warenwirtschaft?
Nein. Für den Anfang reicht eine Tabelle mit einer Zeile pro Monat und einer Spalte pro Formelbestandteil. Die Umsätze holst du aus deinem Kassensystem, den Bestand aus der letzten Inventur oder einer groben Zählung. Eine Warenwirtschaft macht die Zahlen genauer und spart Zeit, sobald du mehr Artikel führst, ist aber keine Voraussetzung, um mit festen Monatsbudgets zu starten.