Die kurze Antwort: Eine Kassen-Nachschau ist ein unangekündigter Besuch des Finanzamts, bei dem ein Prüfer deine Kassenführung vor Ort kontrolliert. Vorbereitet bist du, wenn deine Kasse beim Finanzamt gemeldet ist, die TSE läuft, jeder Verkauf einen Beleg bekommt, Entnahmen dokumentiert sind und ein Kassenordner mit Verfahrensdokumentation griffbereit liegt. Dein Team sollte wissen, was in diesem Moment zu tun ist.
Das Wichtigste auf einen Blick
Was ist eine Kassen-Nachschau?
Seit 2018 darf das Finanzamt die Kassenführung eines Betriebs ohne Vorankündigung vor Ort prüfen. Grundlage ist § 146b der Abgabenordnung. Anders als bei einer klassischen Betriebsprüfung gibt es keinen Termin und keine Vorbereitungszeit. Ein Prüfer kommt während der Öffnungszeiten in den Laden und schaut sich an, ob Einnahmen und Ausgaben ordnungsgemäß aufgezeichnet werden.
Betroffen sind alle Betriebe mit Bargeldumsatz, also auch der Headshop, der Kiosk oder der kleine Fachhandel. Geprüft wird jede Form der Kassenführung: die elektronische Registrierkasse, das Kassensystem auf dem Tablet und die offene Ladenkasse mit Geldschublade. Für Läden mit vielen kleinen Barverkäufen, wie es im Zubehörhandel typisch ist, gehört die Kassennachschau deshalb zum normalen Betriebsrisiko.
| Kassenart | Worauf der Prüfer achtet |
|---|---|
| Elektronische Kasse mit TSE | Meldung beim Finanzamt, aktive TSE, Belegausgabe, Datenexport, Verfahrensdokumentation, nachvollziehbare Stornos |
| Offene Ladenkasse | Täglicher Kassenbericht, Zählprotokoll, belegte Entnahmen und Einlagen, jederzeit kassensturzfähig |
So läuft die Kassen-Nachschau im Laden ab
Der Besuch beginnt oft, bevor du ihn bemerkst. Der Prüfer darf sich zunächst unerkannt im Laden aufhalten, beobachten, wie kassiert wird, und einen Testkauf machen. Dabei achtet er etwa darauf, ob ein Beleg erstellt wird und ob jeder Verkauf in die Kasse eingegeben wird.
Will er Unterlagen einsehen oder auf Daten zugreifen, weist er sich aus. Ab diesem Moment musst du mitwirken: Aufzeichnungen und Bücher vorlegen, Zugriff auf die Kassendaten geben und auf Wunsch einen Kassensturz machen. Der Prüfer darf die Geschäftsräume betreten, durchsuchen darf er sie nicht. Ein Anruf beim Steuerberater ist jederzeit sinnvoll, auch wenn du keinen Anspruch darauf hast, dass bis zu seiner Ankunft gewartet wird.
Wenn aus der Nachschau mehr wird
Ergeben sich Auffälligkeiten, kann der Prüfer ohne vorherige Prüfungsanordnung zu einer Außenprüfung übergehen. Darauf muss er schriftlich hinweisen. Spätestens dann gehört dein Steuerberater ins Boot. Die gute Nachricht: Wer seine Kasse im Alltag sauber führt, hat bei so einem Besuch in der Regel nach kurzer Zeit wieder Ruhe.
Kassen-Nachschau: worauf der Prüfer achtet
Die meisten Prüfungen folgen einem ähnlichen Muster. Die folgende Übersicht zeigt die typischen Prüfpunkte und wo du die passenden Nachweise ablegen solltest:
| Prüfpunkt | Was der Prüfer sehen will | Wo es bei dir liegt |
|---|---|---|
| Belegausgabe | Wird zu jedem Verkauf ein Beleg erstellt und angeboten? | Kasse, Bondrucker oder digitaler Beleg |
| Technische Sicherheitseinrichtung | Ist die TSE aktiv und stehen ihre Angaben auf dem Beleg? | Kassensystem, Belegbeispiel |
| Meldung beim Finanzamt | Ist die elektronische Kasse über ELSTER gemeldet? | Meldebestätigung im Kassenordner |
| Kassenbestand | Stimmt das gezählte Bargeld mit dem Sollbestand überein? | Kasse, Zählprotokoll vom Vortag |
| Entnahmen und Einlagen | Sind Privatentnahmen, Wechselgeld und Bankeinzahlungen belegt? | Eigenbelege, Kassenbuch |
| Stornos und Trainingsmodus | Sind Stornos begründet und Trainingsbuchungen getrennt? | Kassenberichte, Journal |
| Datenexport | Lassen sich die Kassendaten im vorgeschriebenen Format ausgeben? | Admin-Zugang, Anleitung des Kassenanbieters |
| Verfahrensdokumentation | Wie ist die Kasse eingerichtet, wer hat welche Rechte? | Kassenordner, digital beim Steuerberater |
Belegausgabe und TSE
Seit 2020 müssen elektronische Kassen mit einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung arbeiten, und zu jedem Verkauf muss ein Beleg erstellt und dem Kunden angeboten werden. Mitnehmen muss der Kunde ihn nicht. Ob gedruckt oder digital, auf dem Beleg stehen auch die Angaben der TSE. Fällt die TSE aus, dokumentierst du den Ausfall und informierst deinen Kassenanbieter, damit der Fehler schnell behoben wird.
Meldung der Kasse beim Finanzamt
Elektronische Kassensysteme sind dem Finanzamt über ELSTER zu melden. Das gilt auch, wenn du ein neues Gerät anschaffst oder ein altes außer Betrieb nimmst. Lege die Bestätigung der Meldung in den Kassenordner, damit du sie im Ernstfall sofort zeigen kannst.
Der Kassenordner für den Ernstfall
Der wichtigste Baustein deiner Vorbereitung ist ein Ordner, der direkt an der Kasse oder im Büro steht und den jeder im Team findet. Ob auf Papier oder als Mappe auf dem Tablet, entscheidend ist, dass niemand suchen muss. Hinein gehören:
- Ansprechpartner und Telefonnummern: Inhaber, Steuerberater, Kassenanbieter
- Verfahrensdokumentation: wie die Kasse eingerichtet ist, wer welche Rechte hat, wie Stornos und Entnahmen gebucht werden
- Bestätigung der Kassenmeldung beim Finanzamt und Angaben zur TSE
- Bedienungsanleitung und Anleitung für den Datenexport
- Die letzten Zählprotokolle und Tagesberichte
- Eigenbelege für Entnahmen, Einlagen und Wechselgeld
Die Verfahrensdokumentation klingt nach viel Papier, ist für einen kleinen Laden aber überschaubar. Viele Kassenanbieter stellen Vorlagen bereit, und dein Steuerberater hilft beim Anpassen. Wie du Belege insgesamt so ablegst, dass sie jeder versteht, zeigt der Ratgeber Belegablage für die Buchhaltung im Laden.
Das Team auf eine Kassen-Nachschau vorbereiten
Gerade in kleinen Läden steht oft eine Aushilfe allein hinter der Theke, wenn der Prüfer kommt. Dann richtet er sich an sie. Wer erkennbar mit der Kasse arbeitet, soll mitwirken, also etwa einen Bericht ausgeben oder den Bestand zählen. Das muss niemanden nervös machen, wenn es vorher einmal besprochen wurde.
Drei Punkte reichen für die Einweisung: freundlich bleiben und den Ausweis zeigen lassen, sofort den Inhaber oder den Steuerberater anrufen, und den Kassenordner holen. Spielt den Ablauf einmal gemeinsam durch, am besten in einer ruhigen Stunde. Das Thema lässt sich gut in die regelmäßige Mitarbeiterschulung im Raucherzubehör einbauen, neben Produktwissen und Alterskontrolle.
Kassierregeln, die jeder kennen muss
Jeder Verkauf wird sofort in die Kasse eingegeben, auch der schnelle Verkauf eines Hefts Papers an den Stammkunden. Stornos werden mit Grund erfasst, der Trainingsmodus wird nur für Übungen genutzt. Bargeld verlässt die Kasse nur mit Beleg. Klingt selbstverständlich, sind aber genau die Punkte, an denen Prüfer bei einem Testkauf ansetzen.
Kassenführung im Alltag: die beste Vorbereitung
Eine Kassen-Nachschau prüft, was im Alltag passiert. Die beste Vorbereitung ist deshalb keine Aktion am Prüfungstag, sondern eine Routine, die jeden Tag läuft. Dazu gehört ein sauberer Kassenabschluss am Abend mit Zählprotokoll, bei dem Sollbestand und gezähltes Bargeld abgestimmt werden. Differenzen werden notiert und erklärt, nicht stillschweigend ausgeglichen.
Auch die Auswertungen deines Systems helfen: Wer regelmäßig Stornoquoten, Tagesumsätze und Zahlungsarten ansieht, erkennt Unstimmigkeiten früher als jeder Prüfer. Wie das geht, steht im Ratgeber Kassensystem-Auswertungen nutzen. Kartenzahlungen gehören genauso in die Kasse wie Bargeld, auch bei kleinen Beträgen. Hintergründe liefert der Ratgeber Kartenzahlung bei Kleinbeträgen.
Wareneingang und Einkaufsbelege
Prüfer vergleichen manchmal Einkauf und Verkauf, um zu sehen, ob die Umsätze plausibel sind. Lieferantenrechnungen sollten deshalb vollständig und geordnet vorliegen, am besten digital und dem Wareneingang zugeordnet. Eine einfache Warenwirtschaft im kleinen Laden macht diesen Abgleich deutlich leichter, und eine regelmäßige Inventur im Zubehörhandel sorgt dafür, dass Bestand und Zahlen zusammenpassen.
Einkauf bei Medusafilters: Belege, die zur Kasse passen
Wenn du bei uns einkaufst, bekommst du zu jeder Bestellung eine ordentliche Rechnung, die du direkt in deine Belegablage übernehmen kannst. Bestandskunden können auf Rechnung mit 30 Tagen Zahlungsziel bestellen. Die Händlerpreise siehst du nach dem B2B-Login, eine Mindestabnahme gibt es nicht, und versandkostenfrei liefern wir in Deutschland ab 200 € und in der EU ab 500 € Warenwert. Schnelldreher wie unsere 6-mm-Aktivkohlefilter für den Fachhandel lassen sich so planbar nachbestellen. Noch kein Zugang? Über Händler werden registrierst du dich, die Freischaltung erfolgt in der Regel am selben Werktag. 💜
Hinweis: Dieser Ratgeber gibt einen allgemeinen Überblick und ersetzt keine steuerliche Beratung. Welche Pflichten für deinen Laden im Einzelnen gelten, klärst du am besten mit deinem Steuerberater.
Häufige Fragen
Muss das Finanzamt eine Kassen-Nachschau vorher ankündigen?
Nein. Der Besuch nach § 146b AO findet ohne Ankündigung statt, und zwar während der üblichen Geschäfts- und Arbeitszeiten. Der Prüfer darf vorher sogar unerkannt im Laden beobachten oder einen Testkauf machen, um zu sehen, wie an der Kasse gearbeitet wird. Erst wenn er Unterlagen sehen oder auf Daten zugreifen will, muss er sich ausweisen. Vorbereitet sein heißt deshalb: jeden Tag so arbeiten, als könnte heute jemand kommen.
Was passiert, wenn ich selbst gerade nicht im Laden bin?
Dann wendet sich der Prüfer an die anwesenden Mitarbeiter. Wer erkennbar mit der Kasse arbeitet und weiß, wie das System bedient wird, soll mitwirken, also etwa einen Bericht ziehen oder den Kassenbestand zählen. Deshalb gehört eine kurze Einweisung zu diesem Ablauf in jede Schulung. Die Aushilfe muss nicht alles wissen, aber sie sollte wissen, wo der Ordner liegt und wen sie sofort anruft.
Darf der Prüfer einen Kassensturz verlangen?
Ja. Ein Kassensturz gehört zu den typischen Prüfungshandlungen. Dabei wird das Bargeld in der Kasse gezählt und mit dem Sollbestand aus den Aufzeichnungen verglichen. Liegen Entnahmen, Einlagen oder Wechselgeld nicht dokumentiert vor, entsteht schnell eine Differenz, die erklärt werden muss. Wer Entnahmen sofort belegt und seinen Bestand täglich abstimmt, kann einen Kassensturz gelassen sehen.
Kann aus einer Kassennachschau eine Betriebsprüfung werden?
Das ist möglich. Geben die Feststellungen Anlass dazu, darf der Prüfer ohne vorherige Prüfungsanordnung zu einer Außenprüfung übergehen. Darauf muss er schriftlich hinweisen. Das ist kein Regelfall, zeigt aber, warum saubere Kassendaten so wichtig sind. Ruf in diesem Fall sofort deinen Steuerberater an und lass dich zum weiteren Ablauf beraten.
Wird auch eine offene Ladenkasse ohne elektronisches System geprüft?
Ja. Geprüft werden alle Formen der Kassenführung, also auch die offene Ladenkasse mit Geldschublade. Dort gibt es zwar keine technische Sicherheitseinrichtung, dafür muss der tägliche Kassenbericht lückenlos und nachvollziehbar sein. Anfangsbestand, Einnahmen, Ausgaben, Entnahmen, Einlagen und Endbestand müssen zusammenpassen. Ein Zählprotokoll pro Tag macht die Abstimmung für den Prüfer leicht nachvollziehbar.