Die kurze Antwort: Seit Januar 2025 muss jeder Laden in Deutschland eine E-Rechnung von seinen Lieferanten empfangen und aufbewahren können, auch der kleine Kiosk und der Headshop mit zwei Leuten. Ein E-Mail-Postfach reicht dafür aus. Du brauchst aber ein Programm, das die Datei lesbar macht, und eine Ablage, die das Original unverändert speichert. Ab 2027 stellen die ersten großen Lieferanten verpflichtend um, ab 2028 alle.
Das Wichtigste auf einen Blick
Für die meisten kleinen Läden ändert sich zuerst nicht der Verkauf, sondern der Einkauf. Die Kundschaft an der Theke bekommt weiter ihren Kassenbon. Was sich ändert, sind die Rechnungen, die von Großhändlern, Herstellern, Vermietern oder dem Kassenanbieter kommen. Dieser Ratgeber zeigt, was davon heute schon gilt, was bis 2028 kommt und wie du das mit wenig Aufwand organisierst. Er ersetzt keine Steuerberatung: Für deinen Einzelfall sprichst du mit deiner Kanzlei.
Was ist eine E-Rechnung und was nicht?
Eine elektronische Rechnung im Sinne des Gesetzes ist eine Rechnung in einem strukturierten Datenformat, das der europäischen Norm EN 16931 entspricht. Strukturiert heißt: Rechnungsnummer, Datum, Beträge, Steuersätze und Positionen stehen in festen Feldern, die eine Software ohne Abtippen auslesen kann. Das ist der Unterschied zu einem PDF, das für den Menschen gemacht ist und für die Software nur ein Bild mit Text bleibt.
Ein PDF per Mail ist deshalb keine E-Rechnung, sondern eine sogenannte sonstige Rechnung. Das ist im Alltag der häufigste Irrtum. Die folgende Übersicht zeigt, was bei dir im Postfach landen kann:
| Was kommt rein | Ist das eine E-Rechnung? | Was du damit tust |
|---|---|---|
| Papierrechnung | Nein | Während der Übergangszeit weiter erlaubt, ablegen wie bisher |
| PDF per Mail | Nein, sonstige Rechnung | Bis zum Ende der Übergangszeit mit deinem Einverständnis erlaubt |
| XRechnung (reine XML-Datei) | Ja | Mit einem Viewer öffnen, die XML-Datei im Original archivieren |
| ZUGFeRD (PDF mit eingebetteter XML-Datei) | Ja, ab Version 2.0.1 und passendem Profil | PDF lesen, aber die ganze Datei mit den eingebetteten Daten archivieren |
| Foto oder Scan einer Rechnung | Nein | Nur als Notlösung, das Original vom Lieferanten anfordern |
Für dich als Empfänger ist die rechte Spalte entscheidend. Bei allem, was eine echte elektronische Rechnung ist, liegt der rechtlich maßgebliche Inhalt in den Daten, nicht im hübschen PDF daneben.
E-Rechnung empfangen: was seit 2025 für jeden Laden gilt
Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle inländischen Unternehmen elektronische Rechnungen von anderen Unternehmen annehmen können. Eine Umsatzgrenze gibt es dabei nicht, auch Kleinunternehmer sind betroffen. Schickt dir ein Lieferant eine korrekte Datei in diesem Format, darfst du sie nicht ablehnen und auf Papier bestehen.
Ein E-Mail-Postfach reicht als Empfangsweg
Du musst dafür weder ein Portal einrichten noch eine teure Schnittstelle kaufen. Nach den Hinweisen der Finanzverwaltung genügt ein E-Mail-Postfach. Praktisch ist eine eigene Adresse nur für Rechnungen, zum Beispiel rechnung@ mit deiner Domain. So landen Rechnungen nicht zwischen Newslettern und Kundenanfragen, und eine Urlaubsvertretung findet sie sofort. Wie du Abwesenheiten sonst organisierst, steht im Ratgeber Urlaubsvertretung im Laden.
Die Datei lesen können
Der eigentliche Knackpunkt ist nicht der Empfang, sondern das Lesen. Eine XRechnung ist eine XML-Datei, die im Browser aussieht wie Programmcode. Du brauchst also ein Programm, das daraus wieder eine lesbare Rechnung macht. Viele Buchhaltungsprogramme können das, ebenso die Upload-Portale vieler Steuerkanzleien. Frag deine Kanzlei, welchen Weg sie bevorzugt, bevor die erste Datei kommt.
Fristen 2027 und 2028: was auf dich zukommt
Beim Ausstellen gibt es Übergangsfristen, beim Empfangen nicht. Die Fristen betreffen dich deshalb doppelt: als Empfänger, weil deine Lieferanten nach und nach umstellen, und als Aussteller, falls du selbst an andere Unternehmen verkaufst.
| Zeitraum | Empfangen | Selbst ausstellen (nur an Unternehmen) |
|---|---|---|
| seit 1. Januar 2025 | Pflicht für alle Unternehmen | Papier und PDF noch erlaubt, PDF mit Zustimmung des Empfängers |
| ab 1. Januar 2027 | Pflicht für alle Unternehmen | Pflicht für Betriebe über 800.000 Euro Vorjahresumsatz, kleinere dürfen noch Papier oder PDF senden |
| ab 1. Januar 2028 | Pflicht für alle Unternehmen | Pflicht für alle, Ausnahmen nur für Kleinbetragsrechnungen, Fahrausweise und Kleinunternehmer |
Für deinen Einkauf heißt das: Ab Januar 2027 schicken dir größere Lieferanten ihre Rechnungen verpflichtend elektronisch. Spätestens dann sollte dein Ablauf stehen. Wer bis Dezember wartet, sortiert die neuen Dateien mitten im Weihnachtsgeschäft. Die ruhigeren Tage nach der Inventur sind der bessere Zeitpunkt, siehe auch Inventur im Zubehörhandel.
XRechnung und ZUGFeRD: die zwei Formate im Alltag
In Deutschland begegnen dir vor allem zwei Formate. Beide sind gültig, sie fühlen sich im Alltag aber unterschiedlich an.
XRechnung: nur Daten
Die XRechnung ist eine reine XML-Datei ohne eigene Ansicht. Für die Software ist sie ideal, für dich ohne Viewer unlesbar. Sie kommt oft von größeren Unternehmen und aus der Verwaltung.
ZUGFeRD: PDF mit Daten im Inneren
ZUGFeRD ist ein Hybrid: Du siehst ein normales PDF, in das eine XML-Datei eingebettet ist. Als elektronische Rechnung zählt es ab Version 2.0.1 und nur mit einem Profil, das alle Pflichtangaben enthält. Wichtig für dich: Weichen PDF und Daten voneinander ab, gelten die Daten. Bewahre deshalb immer die vollständige Datei auf und nicht nur einen Ausdruck oder ein neu gespeichertes PDF.
Aufbewahrung: die Datei ist das Original
Bei einer elektronischen Rechnung ist die Datei das Original. Ein Ausdruck ersetzt sie nicht. Eingangsrechnungen sind Buchungsbelege, für sie gilt seit 2025 eine Aufbewahrungsfrist von acht Jahren. Die Ablage muss so gebaut sein, dass niemand die Datei unbemerkt ändern kann und du sie bei einer Prüfung jederzeit vorlegen kannst.
Ein Ordner auf dem Ladenrechner, in den jeder alles hineinkopiert, erfüllt das meist nicht. Besser ist das Archiv deiner Buchhaltungssoftware oder des Kanzleiportals. Wie du Belege im Laden insgesamt sauber ablegst, zeigt der Ratgeber Belegablage für die Buchhaltung im Laden. Sind die Unterlagen geordnet, bist du auch bei einer Kassen-Nachschau entspannter.
Wenn du selbst an Unternehmen verkaufst
Verkaufst du nur an Privatkunden, musst du beim Ausstellen nichts umstellen. Der Kassenbon an der Theke bleibt, wie er ist. Anders sieht es aus, wenn du Ware an andere Betriebe abgibst: an einen befreundeten Kiosk, an Gastronomie, an einen Verein oder an ein Büro, das Bedarf für Gäste kauft. Dann bist du selbst Rechnungssteller und fällst unter die Fristen aus der Tabelle oben.
Zwei Ausnahmen sind für kleine Läden besonders wichtig. Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto dürfen weiter auf Papier oder als PDF gehen. Und wer die Kleinunternehmerregelung nutzt, muss keine E-Rechnungen ausstellen, empfangen können muss er sie trotzdem. Wie du den Weiterverkauf an andere Läden insgesamt sauber aufziehst, beschreibt Weiterverkauf an andere Läden.
In fünf Schritten zur E-Rechnung im Laden
- Rechnungspostfach einrichten. Eine eigene Adresse nur für Eingangsrechnungen, auf die du und deine Vertretung Zugriff habt.
- Lieferanten informieren. Schick deinen wichtigsten Lieferanten die neue Adresse und frag, wann und in welchem Format sie umstellen.
- Lesen testen. Lass dir eine Beispieldatei schicken und prüfe, ob dein Programm oder das Kanzleiportal sie anzeigt.
- Ablage festlegen. Kläre mit der Kanzlei, wohin die Dateien gehen, und lösche Originale nicht aus dem Postfach, bevor sie archiviert sind.
- Prüfroutine beibehalten. Auch eine digitale Rechnung prüfst du gegen Bestellung und Lieferschein, bevor du zahlst. Die Fälligkeit trägst du in deine Planung ein, wie im Ratgeber Liquidität im Einkauf planen beschrieben.
Wer diese fünf Schritte vor Januar 2027 erledigt, merkt von der Umstellung im Alltag wenig. Die Arbeit verschiebt sich vom Abheften zum Weiterleiten, und Tippfehler beim Erfassen fallen weg.
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Häufige Fragen
Muss ich als kleiner Laden E-Rechnungen empfangen können?
Ja. Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes Unternehmen in Deutschland elektronische Rechnungen von anderen Unternehmen annehmen können, unabhängig von Größe und Umsatz. Das gilt auch für Kleinunternehmer. Ablehnen darfst du eine korrekte elektronische Rechnung nicht. Technisch genügt dafür ein E-Mail-Postfach, entscheidend ist, dass du die Datei lesen und im Original aufbewahren kannst.
Ist eine PDF-Rechnung per Mail eine E-Rechnung?
Nein. Ein normales PDF ist eine sonstige Rechnung, auch wenn es per Mail kommt. Eine echte elektronische Rechnung enthält die Daten in einem strukturierten Format, das eine Software ohne Abtippen auslesen kann, etwa als XRechnung oder als ZUGFeRD-Datei. Während der Übergangszeit dürfen Lieferanten dir weiter PDFs schicken, wenn du damit einverstanden bist.
Ab wann muss ich selbst elektronisch abrechnen?
Nur wenn du an andere Unternehmen verkaufst. Bis Ende 2026 sind Papier und PDF noch erlaubt. 2027 dürfen Betriebe mit höchstens 800.000 Euro Vorjahresumsatz weiter so abrechnen, größere müssen umstellen. Ab 2028 gilt die Pflicht für alle. Verkäufe an Privatkunden, Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro und Kleinunternehmer sind ausgenommen. Die Einzelheiten klärst du mit deiner Steuerberatung.
Wie lange muss ich elektronische Rechnungen aufbewahren?
Eingangsrechnungen sind Buchungsbelege, für sie gilt seit 2025 eine Aufbewahrungsfrist von acht Jahren. Aufbewahrt wird die elektronische Datei im Originalformat, also die XML-Datei oder das ZUGFeRD-PDF mit den eingebetteten Daten. Ein Ausdruck reicht nicht. Die Ablage muss unveränderbar und jederzeit lesbar sein, zum Beispiel im Archiv deiner Buchhaltungssoftware.
Was mache ich, wenn ich eine XML-Datei nicht öffnen kann?
Eine reine XML-Datei sieht im Browser aus wie Programmcode. Du brauchst einen Viewer, der daraus eine lesbare Rechnung macht. Viele Buchhaltungsprogramme und die Portale von Steuerkanzleien bringen so eine Ansicht mit, außerdem gibt es kostenlose Prüf- und Anzeigeprogramme. Teste das mit der ersten echten Datei, damit du im Alltag nicht vor einer unlesbaren Rechnung sitzt.